Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän nimi
X-Copy Oy
Y-tunnus: 2022744-8
Lemminkäisenkatu 14-18 C
20520 Turku
Yhteydenotot rekisteriä koskevissa asioissa
Alex Bohm
puhelin: 050 336 0478
sähköposti: alex@x-copy.fi
Rekisterin nimi
X-Copy Oy:n markkinointirekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterissä olevia henkilön kontaktitietoja käytetään X-Copy Oy:n myynnin ja verkkokaupan edistämistarkoituksessa. Tietoja käytetään lisäksi markkinointitoimenpiteitä ja muuta tiedotusta varten.
Rekisterin tietosisältö
Rekisterin tietosisältö koostuu seuraavista tiedoista. Osa tiedoista on käyttötarkoituksesta riippuen pakollista antaa, jotta asia tai palvelu voidaan käsitellä tarpeen mukaisella tavalla.
-
- Henkilön nimi
- Henkilön yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite)
- Yrityksen tiedot jota henkilö edustaa (yrityksen nimi, paikkakunta ja y-tunnus)
- Lisätiedot (henkilön jättämä lisätieto, kuten vapaamuotoinen viesti tai palaute)
- Muut tunnistetiedot (mm. henkilön julkinen IP-osoite)
- Seurantatiedot (sähköisten markkinointitoimenpiteiden seurantatiedot)
- Verkkokaupassa asiointi, tarjouspyynnöt, verkkokauppa-ostot
- Evästetiedot
1. Asiakassuhteisiin liittyvien tietojen tallentaminen
X-Copy Oy käsittelee asiakkaidensa ja potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja asiakassuhteiden hoitamisen ja kehittämisen tarkoituksiin. Tämä sisältää muun muassa tarjousten laatimisen, sopimusneuvottelut, asiakasviestinnän ja myynnin dokumentoinnin.
Asiakasviestintää voidaan tallentaa yhtiön asiakkuudenhallintajärjestelmään (CRM), mukaan lukien sähköposti- ja puhelinkeskusteluihin liittyvät keskeiset sisällöt (esimerkiksi tarjouksen sisältö, aikataulutoiveet tai palautteet). Tallenteet eivät sisällä arkaluonteisia tietoja.
Tallennettavat tiedot voivat sisältää:
- Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja työtehtävä
- Yrityksen nimi ja yhteystiedot
- Yhteydenotot ja keskustelujen yhteenveto
- Tarjouksiin, tilauksiin ja sopimuksiin liittyvä aineisto
Käsittelyn oikeusperusteet:
- Oikeutettu etu (asiakassuhteen hoito, liiketoiminnan kehittäminen)
- Sopimuksen täytäntöönpano tai siihen valmistautuminen
Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin asiakassuhde tai muu asiallinen yhteys on voimassa, ellei lainsäädäntö edellytä pidempää säilytysaikaa.
2. Sähköinen suoramarkkinointi
X-Copy Oy voi lähettää asiakkaille ja yrityspäättäjille markkinointiviestintää (esim. uutiskirjeet, kutsut tai tiedotteet), jotka liittyvät toimintaamme ja tarjoamiimme tuotteisiin tai palveluihin.
Markkinointiviestintää voidaan kohdistaa myös yritysten päättäjille heidän työroolinsa perusteella oikeutetun edun nojalla (esimerkiksi sähköpostiosoite muodossa etunimi.sukunimi@yritys.fi. Markkinointia ei kohdisteta yksityishenkilöihin ilman suostumusta.
Käsittelyn oikeusperuste:
- Oikeutettu etu (liiketoiminnan markkinointi, tiedottaminen, asiakastyytyväisyys, palautteen hallinta)
- Asiakkaan suostumus (tarvittaessa, esim. kuluttajaviestinnässä)
Jokaisessa markkinointiviestissä annetaan selkeä mahdollisuus kieltäytyä viestien vastaanottamisesta.
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilön omalla suostumuksella annetut tiedot joko verkkopalvelussa olevilla lomakkeilla tai myynti- ja esittelytapahtumissa sekä verkkopalvelun automaattisesti keräämä verkkopalvelun analysointia ja kehittämistä tukeva aineisto. Osoitteessa: www.x-copy.fi
Tietojen käsittely, luovutus ja säilytysaika
Tietoja käsitellään EU:n tai ETA:n alueella. Tietoja ei luovuteta muiden kuin X-Copy Oy:n hyödynnettäväksi. Tietoja säilytetään niin kauan kun asiakassuhteen voidaan katsoa olevan voimassa sekä kohtuullisen ajan asiakassuhteen katkeamisen jälkeen.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tiedot sijaitsevat sähköisen viestinnän tietosuojalain mukaisissa suojatuissa ympäristöissä.
Tarkastus- ja korjausoikeus
Jokaisella rekisteriin tietonsa jättäneellä henkilöllä on oikeus tarkastaa omat rekisteriin tallennetut tietonsa sekä vaatia niiden korjaamista. Korjauspyyntö tehdään sähköpostitse yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen. Pyyntö kohdistetaan oletuksena pyynnön lähettäjän sähköpostiosoitteeseen liitettyihin henkilötietoihin, ellei pyynnön lähettänyttä henkilöä tunnisteta jollain muulla tavalla.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Henkilöllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä, muuta suoramarkkinointia tai markkina- ja mielipidetutkimuksia varten. Mikäli henkilö haluaa kieltää tällaisen toiminnan, hän voi tehdä sen ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään sähköpostitse.
Evästeet
Evästeistä yleisesti
Verkkopalvelussamme käytetään evästeitä (cookies) käyttäjäkokemuksen kehittämiseksi (seurantaevästeet) ja palvelussa olevien toimintojen mahdollistamiseksi (toiminnalliset evästeet). Eväste on tekstitiedosto, joka verkkopalvelun sivulla käydessä tallentuu käyttäjän tietokoneelle määräajaksi. Halutessasi voit välttää evästeiden käytön määrittämällä selaimesi asetukset niin, ettei evästeitä tallenneta käytön aikana. Tämä voi kuitenkin vaikuttaa heikentävästi sivuston toiminnallisuuksiin ja käyttökokemukseen tai joissain tapauksissa estää käytön kokonaan. Evästeitä käytetään osoitteessa www.x-copy.fi
Seurantaevästeet
Sivustolta kerätään käyttöstatistiikkaa, jonka tarkoituksena on sivuston seuranta, kehittäminen ja markkinoinnin suunnitteleminen.
Lisäksi sivustolla on käytössä kohderyhmä- ja aihepiiritiedon keräys (Google Analytics Demographics), jolla yhdistetään käyttäjän seurantatietoon mm. ikä, sukupuoli ja käyttäjän kiinnostuksen aihepiirit. Näiden tietojen keräämiseen liittyviä asetuksia voit muuttaa omalla Google-tililläsi.
Google Analytics -seurannan voit ottaa halutessasi pois käytöstä selaimen lisäosalla (https://tools.google.com/dlpage/gaoptout/).
Toiminnalliset evästeet
Verkkopalvelun toiminnalliset osa-alueet, jotka edellyttävät käyttäjän kirjautumista tai muuta tunnistautumista vaativat evästeen toimiakseen. Evästeen tietoihin tallennetaan tarvittavat tiedot käyttäjästä ja eväste poistetaan sen määräajan päätteeksi tai kun käyttäjä kirjautuu ulos.
Muut tunnisteet
Verkkopalvelun käyttäjästä tallennetaan verkkopalvelun käytön yhteydessä tunnistetietoja palvelimen ja verkkopalvelun lokitiedostoihin (mm. IP-osoite, avattu sivu ja haetut tiedostot sekä mahdolliset käytönaikaiset virhetilanteet) sekä kerätään tietoa sivuston käyttöliittymän toiminnasta (tallennukset, kuumakarttatiedot, lomakkeiden käyttötiedot). Näiden tietojen keräämisen tarkoitus on palvelun seuranta ja kehittäminen sekä vikasietoisuuden ja tietoturvan jatkuva parantaminen.